zaken om rekening mee te houden tijdens meetings

Voor een succesvolle meeting is een goede voorbereiding en gestructureerd werken van belang. Vergaderen Utrecht Centraalis meer dan alleen een uitnodiging versturen en wachten tot iedereen komt opdagen. De inhoud van de meeting uitwerken en de structuur van de vergadering kan veel tijd nemen. Het loont toch zeker om er enige tijd aan de besteden, want dit komt de vergaderingen alleen maar ten goede. Weet je niet precies met welke zaken je rekening moet houden bij meetings? Lees er hieronder meer over. 

Visualiseer de agendapunten 

Meestal is de agenda voor de vergadering al beschikbaar voor de deelnemers. Het is soms handig om de punten samen met de deelnemers vast te stellen. Wanneer de meeting begint is het een goed idee om de agenda aan te halen of te visualiseren. Je kunt dit doen door middel van een flipchart of een hand-out. Meestal is deze aanwezig op Vergaderlocatie Utrecht CS. Er zijn hiervoor diverse opties, want het kan ook een mogelijkheid zijn om de agenda later vast te leggen. Welke manier het beste past, hangt af van de context van de meeting. 

Een openbare agenda is niet altijd nodig 

Het is niet altijd nodig om een openbare agenda bij je vergadering te hebben. Soms kan een vergadering beter alleen worden gehouden voor de betrokken teamleden. Als iedereen in het team op maandag een korte update dient te geven, dan weten ze al wat er van hen verwacht wordt. De punten die in de agenda naar voren komen hangen af van de groep, de inhoud en de context van de vergadering. Als de manager belangrijke of gevoelige informatie deelt, dan is het slim om de vergadering niet openbaar te hebben.Nodig alleen de betrokken personen uit zodat de info niet op straat komt te liggen. 

Effectief tijdmanagement bij vergaderingen 

Tijdmanagement is erg belangrijk bij vergaderingen, want een meeting kan veel tijd nemen op kantoor. Misschien heeft iedereen in het team wel een drukke agenda, en worden de meetings daarom verschoven naar de pauze. Soms komt er ook wel eens iemand te laat. Dit zorgt voor veel stress en irritatie bij de groep, en daarnaast is het ontzettend slecht voor het imago van de onderneming. Verzend de uitnodiging van de meeting daarom altijd met reminders. Dit helpt als collega’s vaak iets vergeten, wat kan gebeuren als het erg druk is. Door de pop-up worden ze herinnerd van de vergadering en vergeten ze het minder snel.